BPMの導入事例

グループ企業内事業の統合後の業務標準化・合理化を強力に加速

概要

携帯電話販売の1次代理店

グループ内の企業（全て販社）との事業統合を3年ほど前に実施
統合対象組織は、各社の販売管理、在庫管理、請求／支払、会計計上の基礎資料の作成を担当する管理部門
業務の効率化・合理化が目的で、目標は業務工数の3割削減
弊社支援の元、BPRを伴う統合を完遂、上記目標を達成
その後、グループ内の他商材を扱う販社を順次統合するも、自力では弊社支援時のような効率化・合理化が思うように実現出来ずにいた。
また、BPRした業務についても次のステップとして誤謬の低減(正確性の向上)が求められていたが目標に到達出来ていなかった。

ソリューション

トップダウンの取り組みとしてはEUCを統制するために集中管理が推進されていた。一方、ボトムアップの取り組みを促進するため部長と現場責任者(課長等)との誤謬低減に向けたコミュニケーションの密度を高めていた。

しかしボトムアップの改善効果は十分で無く、部長は現場責任者に対する期待と実情のギャップに問題を感じていた。【改善アクションの推進】

上記部門全体の課題に加えて、あるチームの業務遂行に緊急度の高い問題が生じており、対応には業務可視化が必要だった。【業務可視化】

弊社は現場責任者の業務改善支援策、具体的には【改善アクションの推進】と【業務可視化】を狙いとしてBPMS(ビジネス・プロセス・マネジメント・スイート)導入を提案した。

成果

対象チームの業務プロセスのモデリングを約2ヵ月で網羅
月次2サイクル分の業務をクエステトラで実施
クエステトラから得られる定量的な情報からモニタリングスキームを作成
当初利用者10ユーザーから300ユーザー超へ拡大

現在は部門全体で利用し、8000プロセスを半分以下に標準化・合理化することを目標に進めている。

導入したお客様の声

会社名：ガゼル株式会社
資本金：1,000万円
本社：東京都豊島区南池袋三丁目13番10号
設立：2011年
事業内容：携帯電話の販売店向けの営業＆業務の代行、アウトソーシング、コンサルティング、広告・販促物の制作

Q. どのような業務で Questetra BPM Suite(以降クエステトラと表記) をご利用なのでしょうか？

ガゼル株式会社は、携帯電話の販売店様向けの営業＆業務の代行を事業としています。また、近年は販売店様だけでなくMVNO（Mobile Virtual Network Operator、仮想移動体通信事業者）様の業務代行をさせて頂く機会も増えています。
クエステトラは、アウトソーサー（委託企業）様から請負っている、販売管理、在庫管理、請求／支払といった業務の遂行に活用しています。

Q. 具体的な活用方法を教えてください

販売管理、在庫管理、請求／支払の多様な業務フローに対して幅広く利用しています。
例えば、代理店様の在庫管理における以下のような業務でクエステトラ利用しています。

日次での発注、入荷、在庫移動、販売の情報を反映させ理論（帳簿）在庫数量の更新
月次での実地棚卸の実施や実地棚卸結果の理論在庫への反映
実地棚卸後の会計計上の基礎資料作成

また、MVNO様であれば、エンドユーザー様との契約や問い合せ対応などの顧客管理、請求業務にクエステトラを活用しています。業務の実施だけでなく、クエステトラから定量的に得られる業務実績を業務平準化や人員計画などに役立てています。

Q. 今後の展開予定をお聞かせください

部門内の10名ほどのチームから利用を開始して、現在は部門全体300名で利用しています。全体での利用拡大の当初、対象となりうる業務フローを洗い出したところ8000以上になることが分かりました。しかし、これは委託企業様や担当者が異なるだけ、標準化がされていないことが原因で相当膨らんでいるためと考えています。全体利用から3ヵ月ほどで3000以上をモデリングしており、残りのフローについては作成済みのプロセスモデルとの統廃合を並行で進めながらモデリングを行っています。最終的には、業務フロー8000を半分以下にクエステトラで可視化・標準化することを目標に進めています。