共有ファイルサーバからのコンテンツ管理移行

共有ファイルサーバを使用していると以下のような課題を抱えている方も多いと思います。これらの課題は全てAlfrescoの基本機能で解決することができ、Alfrescoを導入することにより容易に効率的で堅牢なコンテンツ管理を実現することができます。

• どのファイルが最新かわからない（「[ファイル名]_yyyymmdd」、「[ファイル名]_old」といったファイルが大量に作られる）。
• フォルダ単位／ファイル単位等、適切な粒度でアクセス権を設定したい。
• 1つのファイルを複数のユーザで更新する場合に競合やデグレードをなくしたい。
• 検索のパフォーマンスや精度がよくない（全文検索や属性検索をしたい）。
• 誰がどのような操作を行ったか監査ログを残したい。

グループ内でのコラボレーション

例えば部署やプロジェクト、社内コミュニティ等のグループ単位でコンテンツを共有したいという要件がある場合、共有ファイルサーバでもフォルダを分けて権限を適切に設定することで実現できなくはありません。しかし、Alfresco Shareのコラボレーションサイトを利用することで、グループ内でのコンテンツ共有だけでなく以下のような使い方も可能になるため、ユーザ参加型の幅広いコラボレーションが期待できます。また、カスタマイズ開発をすることで他システムと連携してコラボレーションサイトの作成とサイトメンバーのアサインを自動化することも可能です。

• コンテンツだけでなく、WikiやBlog、データリストを使用して情報を共有する。
• カレンダーでグループ内のイベントを管理する。
• 必要な情報を一画面で確認できるようにダッシュボードをカスタマイズする。
• 人気のあるコンテンツをユーザが付けた”いいね”の数で評価するレーティングの機能を活用する。
• フォローしたユーザのアクティビティ（コンテンツの作成、更新、削除等）を確認する。

内部統制等、法令遵守に対応したコンテンツのライフサイクル管理

企業内の文書の中には、法令を遵守するために一定期間保管しなければならない、あるいは一定期間が経過したら失効・廃棄しなければならない、といったライフサイクル管理が求められるものがあります。これを管理対象の文書のリストを作成してマニュアルで管理しようとすると、漏れやオペレーションミス等のヒューマンエラーにより法令違反を犯すリスクが高まってしまいます。Alfrescoのレコード管理機能を使用することにより、文書（レコード）登録時にライフサイクルを定義したファイルプランを作成し、ライフサイクル管理を自動化することが可能です。

中央集権的な情報共有基盤

限られたユーザのみコンテンツの作成・更新を行い、ほとんどのエンドユーザは閲覧のみできればよいという情報共有基盤もAlfrescoで構築することができます。フォルダやコンテンツにアクセス権を設定するだけでも実現できますが、カスタマイズ開発で以下のような機能を追加することも可能です。また、Alfresco Shareには標準でプレビュー機能が備わっているため、コンテンツをダウンロードしなくてもブラウザから内容を確認することができます。

• ログイン後のトップページに新着情報（新規に登録されたコンテンツ一覧）を表示する。
• ユーザ毎にコンテンツの未読／既読情報を管理する。
• 承認ワークフローを通ったコンテンツのみ自動的に公開される。