Alfrescoについて

FEATURES機能

基本機能

ユーザ・グループ管理

Alfresco上でユーザとグループを作成・更新・削除することができます。ユーザをグループに紐付けグループ単位でコンテンツのアクセス権を付与することで人事異動にもスムーズに対応することができます。

認証連携

LDAPやActiveDirectoryなどの外部認証基盤と連携することができます。組織変更や人事異動で認証基盤の内容が変更されるとAlfrescoにも自動的に反映されます。

シングルサインオン

OpenAMやCAS等の外部SSOシステムを利用してシングルサインオンできます。

SMTP連携

Alfrescoに関する通知をメールで送信することができます。また、受信メールをAlfrescoの所定のフォルダに格納することができます。

モバイル対応

Alfresco Mobileアプリが用意されており、iOSやAndroidのモバイル端末から社内のコンテンツにアクセスすることができます。

文書管理

コンテンツ属性管理

ファイル実体に付随する属性情報を管理することができます。ファイル名や作成者、作成日といった一般的な属性だけでなく、ビジネスにあわせて独自の属性を定義して付与することもできます。

バージョン管理

コンテンツが更新されても過去のバージョンを保持することができます。前バージョンを閲覧して変更の経緯を確認したり、過去のバージョンにロールバックしたりすることができます。

チェックイン/チェックアウト

作業中のファイルをチェックアウトしてロックすることで他のユーザが更新できないようにすることができます。作業完了後にチェックインしてロックを解除することで再び更新可能になります。

カテゴリ・タグによる分類

カテゴリやタグによりコンテンツを分類し効率的に検索することができます。タグはエンドユーザが自由にコンテンツに付与できます。一方、カテゴリやシステム管理者のみが定義できるため体系的に分類することができます。

アクセス権限管理

ユーザやグループのアクセス権限をフォルダ単位にもファイル単位にも設定することができます。作成権限、閲覧権限、管理者権限などの細かいアクセス権限セットを定義できるため組織のニーズにあわせて柔軟に権限管理を設定することができます。

検索

ファイル名だけでなくコンテンツの内容も含めて全文検索をすることができます。またファイル属性や独自に定義した属性による条件検索やファセットによる検索結果の絞り込みもできます。

プレビュー

ブラウザやモバイルアプリ上でファイルのプレビューを表示できるためファイルをダウンロードしなくても中身を確認することができます。

ワークフロー

ワークフローエンジンActivitiを内蔵しており、コンテンツを中心とした複雑なワークフローを定義することができます。また、フォルダ間のファイル移動をルール化することにより簡単にワークフローを実現することもできます。

コンテンツ変換

変換エンジンによりPPTからPDF等、様々なパターンのコンテンツを変換することができます。

各種インターフェース

CMIS、CIFS、FTP、WebDAVなど様々インタフェースが用意されています。

監査証跡

ログイン/ログアウトやコンテンツに対する操作の記録

コラボレーション

コラボレーションサイト

組織やプロジェクトなどごとにサイトとよばれるコラボレーション領域を作成することができます。サイトに招待されたメンバー内でコンテンツを共有したり情報共有したりできます。

ユーザダッシュボード

ユーザごとに各種ダッシュレットを自由に配置して必要な情報を一画面に表示することができます。

サイト内のコンポーネント

文書ライブラリ、Wiki、Blog、ディスカッション、カレンダー、データリスト、リンク集など便利なコンポーネントが標準で用意されています。

レコード管理

DoD5015.02準拠

米国国防省のレコード管理基準であるDoD5015.02に準拠しており、国防レベルの記録管理にも対応できます。

レコード管理用サイト

通常のコミュニティサイトとは別にレコード管理用のサイトを作成して記録を厳格に管理することができます。

ファイルプラン

記録をレコードカテゴリ別にファイリングして異なる記録ルールを適用することができます。

ディスポジションスケジュール

レコードのライフサイクル(ディスポジションスケジュール)をレコードカテゴリ毎に設定して自動実行することができます。

レコード化

電子ファイルをAlfrescoにアップロードしてレコード化することができます。また、紙等の非電子レコードは名前や保管場所等の属性情報を登録してレコード化します。

インプレイスレコード

レコード管理用サイト以外の通常のコミュニティサイトにあるコンテンツをレコード化することができます。

ホールド対応

裁判や訴訟時などに一時的にディスポジションスケジュールの進行を凍結することができます。

監査ログとレポート

レコードの各ディスポジションステップにおける詳細情報やレコードに対する操作を監査ログやレポートとして閲覧できます。

ケース管理

バーチャルフォルダ

フォルダ階層を横断して属性情報等でコンテンツをフィルタリングして表示できます。

ロールに応じたUIの切り替え

ユーザが与えられたロールに対して必要なコンテンツ・メニュー・操作のみを表示できます。

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