プロジェクト単位のファイル共有は
クラウドストレージが最適。
しかし、個人利用ではなく、
組織単位で管理すべき文書まで
個人やチーム任せになっていませんか？
- Alfrescoは、既存のクラウドストレージを補完し、組織として文書とナレッジを活用するための基盤を提供します。
よくある課題と、その解決方法
課題1. 文書が個人やプロジェクトに閉じ、組織で再利用されない
BoxやGoogle Driveは手軽に使える一方で、文書が個人アカウントや特定プロジェクト内に閉じがちです。その結果、組織単位で管理すべき文書が他部門では存在すら認識されず、同じ資料を何度も作り直すといった非効率が発生します。
解決策
Alfrescoを組織単位のリポジトリとして補完的に活用することで、文書を中央に集約。部門を越えた検索・参照が可能になり、組織のナレッジとして再利用できる状態を実現します。
課題2. どれが正しい情報かわからず、判断に迷いが生じる
ファイルのコピーや更新が繰り返されることで、「どれを参照すべきか」が分からなくなりがちです。特に、組織として管理すべき文書において情報の不整合が起きると、業務判断やレビューの信頼性にも影響します。
解決策
Alfrescoでは文書を一元管理し、分類・メタデータ・履歴を含めて統制。組織のナレッジとして蓄積すべき文書の所在と状態が明確になります。
課題3. 異動・退職によってナレッジが引き継がれない
重要な資料や経緯が個人のストレージに保存されたままだと、異動や退職時に情報が埋もれてしまいます。これは、会社として残すべき文書や知見が、人に依存してしまっている状態です。
解決策
Alfresco に文書を集約することで、個人依存を排除。人が変わっても情報が残り、組織のナレッジとして継続的に活用できます。
課題4. 共有ルールや権限が属人的になってしまう
クラウドストレージでは、ユーザーごとの判断で共有範囲が設定されがちです。その結果、本来制限すべき文書が広く共有されたり、逆に必要な人がアクセスできないといった問題が発生します。
解決策
Alfrescoでは部門・役割に応じた権限設定が可能。組織として管理すべき文書を、組織のルールに沿って安全に扱うことができます。
課題5. 全社/組織単位の文書管理基盤に追加コストを支払えない
多くの組織では、すでにクラウドストレージにコストを支払っており、「組織全体で文書を管理・活用するためだけに、追加で高額なライセンス費用を支払うのは難しい」という現実的な課題があります。
その結果、全社的な文書管理の必要性は認識していても、導入を先送りにしてしまうケースは少なくありません。
解決策
Community 版 Alfresco は無償で利用可能。ユーザー数に依存せず、組織全体で文書とナレッジを蓄積・共有する基盤を構築できます。
なぜ Alfresco が選ばれるのか
Alfresco は、クラウドストレージの代替でも競合でもありません。
「日常的なファイル共有」と「会社として残すべき文書の管理」を役割分担するための基盤です。
- IaaS 上にオンプレミス型として構築でき、データ主権を確保
- 文書の分類・検索・ライフサイクル管理を統一し、組織のナレッジとして蓄積すべき文書を明確に管理
- 社内システムやワークフローと連携し、契約書・規程・ナレッジ文書を一元管理
弊社は豊富な導入実績とカスタマイズ開発の経験をもとに、
企画・設計から構築、運用定着までを一貫して支援します。